產品介紹

檔案管理軟件

        長期以來，慧點科技一直致力于推動GRC的管理信息系統應用，在全社會、各行業高度關注合同管理的大形勢下，慧點科技通過與政府監管層、行業龍頭企業及立咨詢機構的充分溝通與探討，提出了一整套合同管理的思想。通過合同管理信息系統的建設，實現集團公司及其成員企業從合同的錄入登記、審批、履約管理、監控執行、評估、查詢、統計等全生命周期的自動化作業模式，實現了企業合同 “統一授權，歸口把關，分工負責”的規范化管理目標，逐步由傳統的手工書寫合同管理模式轉變為網絡化、專業化、現代化的管理模式，大限度地降低成本，提高工作效率和工作質量，規避法律風險。同時通過合同管理系統建設，提供靈活、適用、安全的系統管理功能，實現對系統功能模塊、數據信息和用戶界面的個性化配置管理，為不同崗位、不同單位或部門的用戶提供不同系統功能的使用權限和數據對象的操作權限。

        合同需要加強全生命周期管理
        合同管理業務包括了訂立前、簽署中、執行中與執行后的完整業務環節，缺乏貫穿全過程、覆蓋所有相關部門的整體管理視角。
        合同管理必須加強制度規范的落實
        為避免法律風險與業務風險，合同管理過程需要遵循既定的業務規范，包括流程規范、內容規范以及法律合規性要求等等。
        合同的履行過程需要加強風險監控
        打通合同管理簽署與執行過程，建立執行過程監控及執行風險跟蹤應對體系，通過主動性工作規避合同執行中的風險。

        系統架構：

        功能特性：

        根據對合同管理系統系統分析合同管理由以下模塊組成，相對方管理、合同文本管理、合同審批管理、合同履行審批、風險事件管理、合同查詢、合同統計、系統提醒、系統管理。
        1、相對方管理
        有“相對方錄入權限”的用戶添加相對方信息并提交，該信息需要合同管理員審查直接進入相對方信息庫。具體要求如下：
        1）相對方信息中能夠關聯到已經發生的合同。
        2）相對方的查看：所有相對方信息對有權限的員工公開。通過查看相對方信息，能夠清晰看到該相對方所有相關合同的執行情況，以及對該相對方的評價。
        2、合同文本管理
        合同文本管理完成對合同文本審批、發布管理。
        合同文本管理由總部法律事務部在總部端合同管理系統中統一發布，發布在合同文本數據庫中；發布后企業用戶可根據合同文本名稱查詢合同文本，在起草合同時從合同文本目錄列表中選擇相應合同文本進行起草。
        權限要求：只有總部法律事務部具有發布合同文本崗位用戶有權限維護合同文本內容，企業用戶只能瀏覽、查詢，在選擇合同文本起草時只能編輯合同文本中可填空處，其他固化內容不能修改。
        合同文本要求滿足以下功能和安全性：
        1) 根據文本生成的文檔，只有有編輯權限用戶才能修改，其他沒有此權限用戶只能閱讀
        2) 有編輯權限用戶只能編輯可編輯部分，對于不可編輯部分也不能編輯
        3) 生成的文檔中的部分內容是存放在Domino數據庫，能夠從系統中獲取數據
        4) 只有有打印權限用戶才能打印文檔，其他沒有打印權限用戶不能進行打印
        3、合同審批管理
        完成合同創建審批和合同修改審批流程管理，合同管理完成企業所有類別合同網上審批管理，包括從合同起草、各部門會簽審批結束。
        1) 流程設定：
        a) 系統審核的流程可以根據業務需要，進行設定。
        b) 手工對設定審核流程進行調整。
        2) 合同審核
        要求系統設置以郵件或短信的方式自動提醒功能，在完成合同文本起草，提交到相關審核部門審核后3個工作日內還未有進行審核的合同，系統應自動提醒合同審核人及時審核合同。
        任何一個審核部門的審查情況及意見參與該合同審查的其它審查部門都可以看到。
        3) 審核的駁回
        各審查部門可以將經審查不通過的合同駁回合同經辦部門。
        對合同文本內容，可統一由經辦部門負責修改，其它部門可以提出修改意見交由經辦部門修改。
        4) 合同的撤回
        合同審核過程中，上一環節審核人，在下一環節審核人還沒有處理之間，可以撤回合同。
        5) 流程跟蹤
        所有環節的審核人，可以跟蹤流程的流轉狀態，了解流程路徑和處理情況。
        6) 合同修改保留痕跡
        對于合同文本的修改，系統自動保留痕跡，并記錄修改人和修改時間。
        4、合同履行管理
        由合同經辦人填寫合同履行情況報告單，將合同相對方及我方履行合同情況的重要信息逐一填寫，形成合同履行情況報告單。管理者可以及時方便的查看合同的履行情況。
        5、風險事件管理
        履行過程中的風險不確定，可以在實際履行情況中填寫或選擇“風險事件”，標識為合同有風險。系統自動將根據合同類型將新增的“風險事件”記錄到風險事件庫中。以下是關于風險處理部分：
        根據不同的合同分類，建立風險事件庫，標識風險點。
        根據合同是否超期，系統自動給出相關提醒。
        經辦部門根據提示存在針對超期合同，填寫“合同風險處理”情況。
        6、合同查詢
        完成對合同查詢，可按單條件和組合條件分別進行查詢。
        1) 查詢人根據自己的權限輸入要查詢內容的關鍵字，可查詢相關內容。如承辦人輸入自己的姓名，即可查詢自己承辦的合同的相關情況。每一筆合同的基本情況應該有：合同編號、對方單位名稱、我方單位名稱、標的名稱、金額、履行期限、履行情況（正在履行、履行完畢）、承辦人姓名等。文本內容可點擊合同編號進行查詢。
        2) 合同審批人可查詢自己審批過的合同的基本情況，具體內容見上。
        3) 合同業務部門負責人可查詢自己部門承辦的合同；
        4) 專職合同管理員可查詢自己公司內部的所有合同情況；
        5) 企業專職合同管理員可查詢企業系統所有合同；
        6) 企業業務部門可查詢自己業務主管范圍內所有合同。
        7) 在查詢時要根據當前用戶查詢權限執行查詢
        8) 系統可按合同名稱、合同類別、合同編號、合同承辦部門、承辦人、合同金額范圍、合同簽訂日期、合同創建日期組合條件查詢
        7、合同統計
        可以完成對合同的多維度的統計統計，或者生成合同臺帳和合同統計表。
        1) 用戶可統計自己經辦、審批或權限范圍內可查詢到的所有合同；
        2) 合同管理員可統計自己職權范圍內所有的合同。
        8、系統管理
        完成對合同系統的流程管理以及相關系統配置管理，包括流程管理、系統配置：
        1) 流程管理完成對合同會簽審批流程的定義，根據合同類別、單位進行定義。
        2) 系統配置完成對合同系統人員、部門、角色、數據庫、關鍵字等信息的配置。

        客戶價值：

        提高審核效率
        實現合同管理審核流程的網絡化、信息化，有效降低管理成本，提高合同審核效率。
        加強履行監控
        引入里程碑管理理念，將合同的履行計劃與實際履行的信息進行對比分析，監控合同的有效執行。
        多維度查詢統計
        系統中預設了多種維度查詢統計功能，能夠提供及時、準確、的合同信息及執行情況，為各級管理者的決策服務。
        強化風險管理
        通過固化合同的審核要素、設置履行超期預警、建立履行后的評估等方法，落實內控管理要求，降低合同管理風險。